【企業】マイナンバーの収集方法は? 社員の扶養家族の本人確認って必要?

【企業】マイナンバーの収集方法は? 社員の扶養家族の本人確認って必要?

年末調整の季節ですね。
会社によっては今年の年末調整から
マイナンバーを記載する欄が加えられている会社も
あるようですが、皆さんの会社はどうでしょうか?

会社側は従業員のマイナンバーを集めなくてはいけない
と言うのはよく聞きますが、
なぜマイナンバーを集めなければいけないのでしょうか。
また、扶養家族のマイナンバーを集める際には
本人確認はどうしたら良いのでしょう?

マイナンバーの収集方法などを調べてみました!

なぜ従業員のマイナンバーを集めなくてはいけないの?

会社は従業員の代わりに税金や社会保険関係の
手続きをおこなっています。

この時、手続きで使用する書類にマイナンバーを記載することが
法令で決まっているため、従業員は会社にマイナンバーを
提出しなければいないのです。

具体的にどんな手続きかと言うと、

  • 年末調整など税金関係
  • 雇用保険
  • 社会保険
  • 厚生年金
  • 災害対策

これらの手続き以外にマイナンバーを使用することは
禁止されています。
会社がマイナンバーを集める際には必ず
利用目的を従業員に通知する必要があり、
この利用目的は従業員に無断で変更することは出来ません。
もし、利用目的を変更した場合は
必ず全従業員に変更した旨を通知する必要があります。

社員の扶養家族の本人確認は必要なの?

内閣官房が運営するマイナンバー制度に関するHPでは
扶養家族の本人確認の方法について
以下のように記載されています。

扶養家族の本人確認は、各制度の中で
扶養家族のマイナンバーの提供が
誰に義務づけられているのかによって異なります。
(民間事業者における取扱いに関する質問【3-6】)

例えば年末調整の際に提出するマイナンバーは、
従業員が事業主に対して扶養家族のマイナンバーを提供します。
つまり扶養家族のマイナンバーを提供する義務があるのは
従業員
と言うことになります。
なので、扶養家族の本人確認は従業員が
個人番号関係事務実施者として行う
ことになります。

また、民年金3号被保険者の届け出の場合は
従業員の配偶者本人が事業主に対して届け出ることになっています。
つまりこの場合マイナンバーを提供する義務があるのは
配偶者(扶養家族)
と言うことになり、
扶養家族の本人確認は事業主が行います。

しかし実際のところ、ほとんどの企業において
従業員が事業主の代理となり扶養家族の本人確認を
行うことになるかと思います。

この時事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の
本人確認
が必要になります。
代理人の本人確認には

  • 代理権
  • 代理人の身元を証明するもの
  • 代理人のマイナンバー

を示す必要があります。
代理権には法定代理人の場合は戸籍謄本が、
任意代理人の場合は委任状が必要になります。

具体的な収集方法は?

マイナンバーの収集方法はいくつかありますが、
どの方法をとっても必ず本人確認を行う必要があります。
本人確認とは

  • 正しい番号であるか
  • 正しい番号の持ち主であるか

を確認するためにおこないます。

では、具体的な収集方法をいくつか見ていきましょう。

紙媒体で収集

SOHOレベルの従業員の少ない会社では
紙媒体を使った収集方法がおすすめです。
マイナンバーを記載した書類のほかに、
個人番号カードまたは通知カードと免許証やパスポートの
コピーを提出してもらいます。

紙媒体での収集で一番気をつけたいのが
集めた書類の保管方法です。
書類を金庫に保管したり、別媒体(パソコンなど)に
移すという方法がありますね。

しかし、金庫に保管した場合は金庫のある部屋への
出入りの制限や、施錠など取り決めをする必要がありますし、
別媒体へ移す場合は集めた書類の廃棄と
転記入力の際間違いがないか注意しなければいけません。

メールで収集

そこそこ従業員や支店、営業所がある会社では
必要書類をスキャンしたPDFデータなどを添付し
担当者に送信します。
メールなら、直接本人確認が難しい場合にも
対応することが出来ますね。

しかし、送られて来たメールから別媒体へデータを
移す際の転記の誤入力やメールの廃棄、
送付先のPCのセキュリティなど不安な面も出てきます。

クラウドシステムで収集

従業員が自らマイナンバーを指定のクラウドへ登録するので
転記などの誤入力を防ぐことが出来ます。
また、クラウドデータベース上で一元管理するため、
自社サーバーに収集したマイナンバーを持つことなく
安全に運用することが出来ます。

まとめ

企業は従業員だけでなく、
従業員の扶養家族のマイナンバーも預かるため
セキュリティ面に関してはかなり慎重になっている
企業が多いようです。
預ける側も家族全員分となると不安も大きいですから、
収集方法からしっかりと気を付けてもらいたいですね。

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