【企業】マイナンバー情報漏えい対策! 管理(保管)方法とは?

【企業】マイナンバー情報漏えい対策! 管理(保管)方法とは?

マイナンバー導入で企業が頭悩ませているのが、
預かったマイナンバーの保管方法ではないでしょうか。
昨今ではウィルス感染による顧客情報などの流出事件が
後を絶ちませんよね。

どうしたら大切な従業員の個人情報を守ることが出来るのか
一緒に考えてみませんか??

従業員の情報が漏れてしまう可能性がある!?

企業は何人もの従業員のマイナンバーを
預かることになりますが、マイナンバー情報の
管理の仕方によっては情報が漏えいする危険性があるんです。

例えば、日本年金機構の個人情報漏えいの事件
まだ記憶に新しいかと思います。

国民年金機構では、個人情報は閉鎖的ネットワーク
で利用されていた社会保険オンラインシステムに保存され、
作業する際には記録媒体(USBなど)を用いて
インターネットに繋がるファイル共有サーバーへ
個人情報をコピーしておこなっていました。

結果、職員のPCが外部からのウィルスに感染し、
そのままファイル共有サーバーもウィルスに感染。
ある業務でファイル共有サーバーへ抽出されていた
個人情報が感染したウィルスによって
漏えいされてしまいました。

このように、ウィルス感染により外部からの不正アクセス
を受けて情報が漏えいするという事件は少なくありません。

マイナンバーは個人情報のさらに上の
特定個人情報という扱いですので、管理方法には
十分気を付ける必要があります。

従業員のマイナンバーの管理(保管)の方法は?

管理方法を間違えると預かった個人情報が簡単に
漏えいしてしまうことは分かっていただけたと思います。
では、情報漏えいの危険を回避するには
どのような方法をとればよいのでしょうか?

日本年金機構の情報漏えい事件で分かるように、
ネットにつながっているパソコンにマイナンバーのデータを
保存しておくのは大変危険です。

ネットにつながっている以上、いつウィルス感染しても
おかしくありません。
また、たとえネットにつながっていなくても
ネットがつながっているPCで使用している
記録媒体を使っての情報の移動も危険です。

マイナンバー情報を管理(保管)する場合、
外部から遮断された環境で保存するのが
一番安全な方法
のようです。
具体的な方法を以下に挙げてみました。

  • 紙媒体での保管
    入れ替わりの激しくない中小企業ではアナログな
    紙媒体での保管が安全です。
    マイナンバーが記載されている書類を金庫で保管します。
    この時、事前にマイナンバーを取り扱う人を決めておき、
    それ以外の人が触れることのないよう注意しましょう。
  • クラウドシステムに保管
    そこそこの従業員数を抱える企業では、
    紙媒体での保管に限界があります。
    そんな時はクラウドシステムを利用するのがおすすめです。
    クラウド上のデータベースで一元管理するため、
    自社サーバーにマイナンバー情報を持たずに済みます。
    これにより、外部からの不正アクセスによる流出を
    防ぐことが出来ます。
    また、従業員自らがマイナンバーをクラウドに登録するので
    転記の際の間違いが起きることもありません。

上記2点のほかにも、税理士など外部に委託
と言う方法もありますが、委託だからと言って
丸投げしてしまうのはお勧めできません。
あくまでも自社の従業員のマイナンバーですので、
取扱いには十分に注意しましょう。

まとめ

パソコンひとつで何でもできてしまう
便利な世の中ですが、それによるリスクは大きいですね。
案外、アナログ式な保管方法の方が、
漏えいのリスクは少ないかもしれません。

最近では、マイナンバー導入に備えて
金庫を購入する企業も多いんだとか。
自分の会社ではどんな保管方法が適切なのか
しっかりと見極めることが重要ですね。

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