【企業】マイナンバー導入に向けて準備や対策ってどうしたらいいの?

【企業】マイナンバー導入に向けて準備や対策ってどうしたらいいの?

マイナンバー制度の導入は各企業によっても
様々な変化をもたらします。
給与や保険の手続きなどで必要となってくるマイナンバーですが、
その取扱いは慎重にならなければいけませんね。

本格的なマイナンバーの導入に向けて企業側はいったい
どんな備えをしたら良いのでしょう?
導入に向けての準備や対策について調べてみました。

マイナンバーの導入っていつから?

マイナンバーって何?そもそも何のためにするの?
の記事でもお伝えしたとおり、行政の各種手続きにおいての
マイナンバーの利用は平成28年1月からとなっています。

通知カードによるマイナンバーの通知は平成27年10月5日より
順次市区町村から送られてきます。
では、企業側のマイナンバーの本格的な利用はいつからなのでしょう?

民間企業におけるマイナンバーの利用は

  • 社員の所得税の源泉徴収
  • 住民税の特別徴収
  • 社会保険料の支払いや届け出・申請
  • 社員の採用・退職や住所変更

などがあげられます。
源泉徴収は平成28年分から利用が開始され、
住民税の特別徴収はさらにその翌年の
平成29年1月からとなっています。

民間企業では4月~6月の給与をもとにした
保険料率の計算のための書類を6月から7月にかけて提出しますが、
その書類にマイナンバーを記載することになっています。

ですから、企業で最初にマイナンバーを利用するのは
6月~7月
ということになりますね。

イレギュラーの事例としては平成28年1月から7月の間に
退職者が出た場合です。
この場合、退職の翌月に資格喪失などの届を提出する際に
マイナンバーが必要になってきます。

導入前の準備って何すればいいの?

マイナンバーの導入時期が分かったら、
次は導入に向けて準備をしなくてはいけませんね。
どんな準備が必要になってくるでしょうか?
いくつか挙げてみたので参考にしてみてください。

社内環境整備

まずはマイナンバーの取り扱いに関する
社内ルールや管理体制作りです。
大切な個人情報であるマイナンバーの取り扱いは
慎重にならなければいけませんね。
誰が、どんな環境でマイナンバーを管理するのか、
責任者の徹底教育などが必要になってきます。

マイナンバーを提出してもらう

管理体制が整ったら従業員から
マイナンバーを提出してもらわなくてはいけません。
従業員に扶養家族がいる場合は扶養家族の分のマイナンバーも
必要
ですので忘れずに提出してもらいましょう。

マイナンバーを提出してもらう際、企業側には
必ず利用目的を明確に通知または公表することが
義務付けられています。

利用目的が複数になることが考えられる場合には、
事前に複数の利用目的を示しておくことが可能です。
ほとんどの企業で利用が考えられるものを以下にまとめました。

  • 給与所得、退職所得の源泉徴収票作成事務
  • 雇用保険、厚生年金保険届・申請事務
  • 国民年金の第3号被保険者の届け出に関する事務
  • 労働災害補償保険法に基づく請求に関する事務

 
従業員にマイナンバーの利用目的を通知する際には
これらの利用目的を記載した利用目的通知書を作成し通知します。

本人確認の手続き

企業が従業員にマイナンバーを提出してもらう際には、
なりすまし防止のための本人確認が義務付けられています。
本人確認の方法は以下の3つ。

  • 個人番号カードを利用
    カード1枚でマイナンバーと本人確認が可能
  • 通知カードを利用
    通知カードのほかに、本人確認のために
    運転免許証またはパスポートが必要
  • 通知カードを紛失した場合
    マイナンバー付きの住民票のほかに運転免許証
    またはパスポートが必要

保管期間の確認

提出してもらったマイナンバーは必要がある場合を除いて
企業がいつまでも保管しておくことは出来ません。
必要がある場合と言うのは、翌年以降も継続して
雇用契約が認められる場合ということです。

退職者のマイナンバー情報は、退職法定管理期間が過ぎたら
即刻削除または廃棄しなければなりません。

どんな対策をとるべき?

マイナンバーの導入にあたり企業は
マイナンバーを安全に管理し情報の漏えいを
防がなくてはいけません。

  • アクセス制御対策
  • アクセス者の識別と認証の方法の確立
  • 外部からの不正アクセス防止対策
  • 情報漏えい防止対策

 
などの対策をとる必要があります。

まとめ

従業員やその家族の大切な個人情報を取り扱うことになるため
企業では早急な管理体制を整える必要がありますね。
安心して従業員がマイナンバーを預けられるよう、
しっかり対策を練って準備を進めていってほしいものです。

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